1. Bezoek beurzen en evenementen voor (product)informatie.
Internet is natuurlijk een uitstekende bron voor het verkrijgen van de nodige informatie, maar helaas mist u hier het 'touch and feel' effect. Tip: Wereld-vakbeurs voor Documentbeheer en ICT.

2. Zeg tijdig uw lopende overeenkomst op
Hou een veilige marge aan door dit tenminste 3 maanden voor de feitelijke expiratiedatum te doen. Voorkom automatische verlenging van de overeenkomst van (minimaal) 1 jaar.

3. Begin niet te laat met de voorbereidingen.
Een Europese aanbesteding vergt een doorlooptijd van minimaal 4 maanden. In de praktijk is een doorlooptijd van 6 tot 8 maanden 'normaal' te noemen. Er zijn situaties waar een aanbesteding zelfs meer dan een jaar in beslag neemt.

4. Schakel een expert in.
De specificatiefase is de basis van uw offerteaanvraag en daarom bijzonder belangrijk.
Als hier fouten worden gemaakt, kan dit het inkoopproces ernstig frustreren. Vervelender is nog wel dat de kans groot is dat u niet geleverd krijgt wat u wilde of had verwacht.

5. Schrijf niet klakkeloos een aanbestedingsdocument over.
Het kopiëren van een aanbestedingsdocument dat voor een andere organisatie dan de uwe is geschreven, kan tot ernstige teleurstellingen leiden. De kans bestaat namelijk dat u na verloop van tijd niet meer in de pas loopt met bijvoorbeeld uw business-case, het beleidsplan of zelfs de wensen van uw interne klanten, met alle gevolgen van dien.

6. Maak het niet ingewikkelder dan het is.
Een aanbesteding hoeft niet 'lastig' te zijn. Zorg er bijvoorbeeld voor dat u zelf de regie in handen houdt, door niet aan iedereen te vragen wat men graag wil hebben. Beter is het een aantal varianten voor te leggen aan een soort klankbordgroep.

7. Voorkom het stellen van disproportionele eisen.
Het komt soms voor dat de aanbestedende dienst 'overvraagt'.
Als voorbeeld een aanbesteding 'vuilophaaldienst' in gemeente X. 

Er werd ervaring gevraagd naar het wekelijks ophalen van huisvuil bij 40.000 huishoudens, terwijl er maar sprake was van een totaal van 8.000 huishoudens. Een bedrijf die 'slechts' ervaring had met ruim 30.000 aansluitingen werd daardoor uitgesloten. De rechtbank oordeelde dat de gestelde ervaringseis disproportioneel was. Gevolg? De aanbesteding diende opnieuw te worden uitgeschreven.